1．採用計画とは

採用担当者の中には、「採用活動をしているのになかなか人が集まらない」と悩む人もいるかもしれません。「採用基準のギャップを埋め、優秀な人材を獲得する」「採用活動の進捗を把握し、無駄なコストを削減する」ためには、採用計画が必要です。会社の事業計画に基づき、どのような人を、どのような方法で、いつ、何人ほど採用するかという計画を立案しましょう。採用計画を立てずに採用活動を行うと、雇った際に現場からの不満が応じるなど、自社のニーズに合わない人材を採用することにもなりかねません。そのため採用計画は早めの段階で立てておくことが成功への糸口です。

2．採用計画の立て方 

➀ 採用人数の決定

まず自社の経営方針や事業計画をよく理解した後、採用する人数を決めていきます。募集人数は、事業計画を考慮して以下の二つの方法で決定しましょう。

・マクロ的計算法（トップダウン方式）
回転率、経済的付加価値、損益分岐点、労働分配率、人件費率などの要素から適正な人件費を算出し、必要な従業員数を割り出す財務的アプローチによる計算方法です。

・ミクロ的算定機法（ボトムアップ方式）
部門や職種ごとに必要な人員数を現場から報告させ、必要な人員数を算出する方法です。多くの場合、この数値は総作業量から次のように算出されます。
例：総労働時間÷一人当たりの労働時間＝必要人員
　　必要人数-登録者数＝募集人数

➁求人条件の決定

現場が求める社員のスキルや能力、経験などの優先順位をつけておくことが大切です。
絶対に必要な条件と、許容できる条件（入社後に資格取得できるもの）などをすり合わせておきましょう。

一例
・学歴や年代
・就業経験
・資格
・性格・能力（コミュニケーションタイプや理解力、正確性など）
・雇用条件、雇用形態

➂採用スケジュールの作成

採用計画はあまり細かく決めてしまうと、スケジュールに縛られてしまい逆に円滑に採用活動が進まなくなったりします。状況に応じて柔軟に対応できるように、幅をもたせたスケジュールを確保しておくとよいでしょう。

またコロナウイルスの影響によって今後も採用スケジュールが変わる可能性もあります。どんな事態になっても問題ないように想定をしておくことも重要です。

➃採用方法の選定

採用方法を選ぶ際、費用面、求職者の特徴などのポイントを考え、自社の採用ニーズと合う方法を選びましょう。

一例
・地元だけでなく広範囲で募集したい→求人サイト
・今すぐ経験者の人が欲しい→人材紹介サービス
・地域の人達からの知名度アップされたい→チラシ広告
・求職者と直接話してみたい→合同企業説明会

➄内定・入社後のフォローアップ

内定辞退を防ぐためには、内定後のフォローアップも考えておきましょう。
採用計画は、社員が入社して終わりではなく、その社員が定着し、期待通りの成果を上げているかどうかまでカバーする必要があります。

例えば、定期的な連絡や、会社で働く上で不安や疑問がないかを確認することが効果的です。事前に学んでほしいこと、知っておいてほしいことは山ほどあるかもしれませんが、教育は入社後に行われることがほとんどなので、それを約束として押し付けないように気をつけましょう。

3．ツールによる開始時期の違い

➀リクルートサイト

新卒採用ツールの中で、まず用意すべきなのは採用サイトです。採用活動のプラットフォームである採用ホームページは、就職活動の初期から後期まで、長い期間にわたって利用されるツールです。また、デザイン作成だけでなくコーディング作業も入ってくるため、パンフレットやチラシに比べて制作に時間がかかってきます。そのため、一番早めに作っておくものとして、採用ホームページから始めることをおすすめします。

新卒採用に向けて、多くの企業がインターンシップに向けて採用サイトの準備を進めており、夏季インターンシップが6月、秋~冬期インターンシップが10月頃です。一般的なWebサイトであれば、発注後完成は4～5カ月程度と考えておきましょう。

そのため目安として
・6月公開→1月制作開始
・10月公開→5月制作開始
というスケジュールになります。

➁チラシ、パンフレット

採用パンフレットと一般的なパンフレットとでは仕様が異なるため、採用関連の制作を得意とし、採用や人事の知識を持っている制作会社に依頼するのがおすすめです。また応募者は企業の本当の姿を見つけるためにも、最も客観的なデータに注目を集めます。そこで、社内アンケートやデータの活用が効果的で応募者からの信頼を得られるものになります。

採用パンフレットの制作期間は、内容量にもよりますが３ヶ月程度かかります。

目安としては
8月完成→5月制作開始
というスケジュールになります。

➂リクルート動画

社員へのインタビューやオフィスツアーなど、リアルな情報を伝えることで、求職者の興味をひく、応募者のミスマッチをあらかじめ防ぐなど役割があります。動画は制作して終わりではなく、その内容を届けたい人たちに届かなければ意味がありません。例えば、自社のコーポレートサイト、リクルートサイトで紹介、Instagram、Twitterに投稿するといった公開方法があります。制作期間は基本的に2~3ヶ月程度かかります。

ツール制作だけでなく、広報採用プロセス全体のブランディングから始めるのであれば、スケジュールはさらに1ヶ月早めに始めておきましょう。ツール制作に入る前に、自社の何を伝えたいのか、どのように表現したいのか、求職者にどう思われたいのか、制作会社とよく話し合い、採用PRのキーワードやビジュアルイメージを練り上げる必要があります。

3月になると採用以外のPR素材の需要が高まり、制作会社にとっては最も忙しい月となるため、どうしてもスケジュールに間に合わない場合もあるため、早めに完成できるよう注意しましょう。

4．まとめ

必要な人員は、企業の成長段階や経営方針、事業計画によって異なります。企業のニーズに合った人材を採用するためには、社内外の環境を考慮した具体的な採用計画が必要です。

定期的に振り返りを行い、実施後も計画が軌道に乗るよう柔軟に変更・改善することが重要です。また採用ツールにおいて候補者が求めている情報を記載することが一番重要です。自社が伝えたいことだけではなく、求職者の知りたい内容をリサーチしておくことがポイントです。