対面式?オンライン?合同企業説明会に必須の採用ツールを完全攻略!

その名の通り多数の企業が集まり合同で行う説明会の事です。
大手の就活情報サイトが主催を務める大規模な説明会を始め、業種別やエリア別など全国各地で開催されており、しっかり見極め参加することで自社の採用ターゲットに合わせて効率的な採用活動を行うことができます。
昨今では新型コロナウイルスの影響もあり、例年のような対面式の合同企業説明会はもちろん、オンラインの合同企業説明会も増えてきています。
しかし、
「参加を考えているが、どんなツールが必要なのか分からない」
「過去に合同企業説明会へ参加したが、なかなか学生に説明を聞いてもらえなかった」
など様々な悩みを持つ企業様に向けて、合同企業説明会で準備すべきツールや学生を引き付けるために気をつけるべきポイントについて紹介いたします!

2. 合同企業説明会の種類とそれぞれのメリットデメリット

合同企業説明会には様々な種類があります。
今回はその中でも代表的な2つの種類を対面式とオンライン式に分けてメリットデメリットと共にご紹介いたします。

対面式合同企業説明会

①  ブース型

一般的に普及している合同企業説明会のスタイルです。
企業ごとにブースを設け、学生が自由にブースを回り企業説明を受けます。

メリット

多種多様な求職者や学生が訪れるので、自社に興味を持っていなかった学生にも企業をアピールするチャンスがあります。
また学生と直接コミュニケーションを図ることができます。

デメリット

沢山の企業の中に埋もれてしまうケースもあるため、埋もれないための対策が必要になります。

② セミナー型

セミナーのように企業対複数の学生を対象に自社の説明をするスタイルです。

メリット

一定数の学生に確実に自社をアピールすることができます。

デメリット

企業ごとで持ち時間が決まっている場合が多く、その時間に収めるような企業説明の構成を考える必要があります。

オンライン合同企業説明会

①  ライブ配信型

オンライン会議サービスや配信サービスなどを使用して、リアルタイムで配信と視聴を行う形式です。

メリット

コロナ禍においても、座談会形式やチャットなどにより学生と直接コミュニケーションを取ることができます。
またオンラインでの開催なので遠方から参加することもでき、より幅広い学生に企業を知ってもらうことができます。

デメリット

直接コミュニケーションを取れても対面式と比べると学生の反応が見えづらく、企業理解が浅くなってしまう場合があります。

②    録画配信型

前もって説明会の内容を録画したものを配信する説明会のスタイルです。

メリット

日時関係なくいつでも視聴することができ、説明をする企業側も事前に録画をするので、当日のトラブルや負担が軽減されます。

また一度録画をしてしまえば、その後何度も繰り返し使用することが可能です。

デメリット

入退出が自由な場合が多いので、最後まで見て頂けたか確認が取りづらい場合があります。

また企業側の一方通行での説明になってしまうため、学生が知りたい内容と相違が生まれてしまう可能性があります。

3.合同企業説明会で役に立つツール

合同企業説明会の規模や会場よっても異なりますが、合同企業説明会へ参加を考えた時に数多の企業に埋もれないために自社をアピールするツールを作成することが大切です。
またブースの装飾や、配布物がある事によって、企業として採用に対して力を入れているという信頼感を持ってもらうことができます。

対面式合同企業説明会

・ポスター
ポスターは壁に貼る事ができ、最も学生の目に入りやすいツールです。自社ブースの雰囲気を決める重要な役割も持っています。
参加した学生がパッと見ただけで、企業名やどんな業界、職種なのか分かるものや、自社の打ち出したい内容を掲載することで、より学生から興味を引き付けることができます。

・パンフレット
会社案内や採用に特化したパンフレットがあるといいでしょう。
デザイン性はなるべく見やすく、特に仕事の内容や職場の雰囲気、社員の声など学生が気になっていることは何かを考えて記載することが大切です。
福利厚生や社内制度など、学生が直接聞きにくい内容についても記載があるとさらに効果的です。

・チラシ
会場の資料置き場に設置ブースを通りがかる学生に対し配る事ができ、同時に自社ブースへ呼び込むことができます。
ポスター同様、一目で企業名やどんな業界、職種なのか分かり自社の打ち出したい内容を掲載することが大切です。

・テーブルクロス
会場に備え付けのテーブルにひくだけで、ブースに統一感を出す事ができます。
また長めのテーブルクロスを用意することで、机の下を荷物置きとして利用できるメリットもあります。

オンライン 企業説明会

・企業説明の動画
録画配信型の場合事前に企業説明のプレゼンの動画を録画し制作しておく必要があります。
途中離脱されないよう、30分以内で自社が伝えたい重要なポイントを簡潔に分かりやすくまとめたものであると良いでしょう。
また普段見ることができない会社の中の映像や、社員の普段の様子などが盛り込まれた内容のものを制作すると、より親近感を持ってもらうことができます。

・プレゼン資料
オンラインの合同企業説明会では、手元の資料を実際に見せながら説明をすることができないため、画面共有をして利用できるプレゼン資料を用意することが大切です。
学生の中にはスマートフォンで参加をする学生もいるので、見やすさを意識して制作しましょう。

・バーチャル背景
バーチャル背景とは、オンライン会議ツールを使用した際に設定を行うと、自動的に背景に表示させることが出来る画像の事です。
いざという時の目隠しとして使用できる以外にも、会社名や担当者の名前入りの物を背景に設定することで、名刺やポスターと同じような役割としても使用できます。
バーチャル背景を作成する際は真ん中に説明をする人が入るという事を考慮してレイアウトを考えましょう。

・オンライン会議ツールへの登録、動作確認
実際にどんなオンライン会議ツールを利用して行うかは、主催側によって変わってきています。
自社で利用しているツール以外で開催される場合もある為、こちら側で動作の確認が出来る場合は事前に当日のツールを調べ映像、音声、操作方法などテストを行いましょう。

・有線LANケーブル
オンラインの合同企業説明会に参加するにあたって一番気をつけなければいけないことは通信状況の確認です。
万が一説明会の途中でインターネットの接続が切れてしまう事が無いよう、合同企業説明会中は可能であれば無線ではなく有線にて接続を行いましょう。実際にどんなオンライン会議ツールを利用して行うかは、主催側によって変わってきています。
自社で利用しているツール以外で開催される場合もある為、こちら側で動作の確認が出来る場合は事前に当日のツールを調べ映像、音声、操作方法などテストを行いましょう。

4.合同企業説明会におけるポイント

ツールの準備ができても、大切になってくることは当日の学生に対する対応です。
学生が貴社に対し良い印象を持って頂くために合同企業説明会のポイントを対面式とオンライン式でそれぞれ3つご紹介いたします。

対面式合同企業説明会

・説明を聞いてくれる学生を必ず対等な相手として扱う
面接に訪れた学生をこちらが選考する事と同じように、学生も企業を選んでいます。
年齢は違えど企業と学生の立場はあくまでも対等です。
合同企業説明会は一番気軽に参加することの出来る説明会であり、そこで企業に悪いイメージを持たれてしまうと応募に繋げることができなくなってしまいます。そのため当日のコミュニケーションには気をつけるようにしましょう。

説明会のプレゼンターは学生と年代の近い若手社員を起用すると◎
就職活動中の学生は自分がこの企業で本当に働くことが出来るのかと漠然とした不安を抱えています。
そこで年代の近い若手社員を選ぶことで、学生に親近感や安心感を持ってもらうことができます。
また、社員の姿と自分を重ねることで、入社後のビジョンが想像しやすくなりさらに安心感を持って頂く事ができます。

・質疑応答は慎重に対応する
説明後には高い確率で質疑応答の時間が設けられています。学生からの質問に対し、事実とは異なっている事を答えてしまう事が無いようにしましょう。
またどんな部署や役職についている社員であっても学生からは説明している社員が代表として見られています。
質問には常に当事者意識を持って答えるようにすることが大切です。

オンライン 企業説明会

・アンケートや面接などの次のステップへの導線設計
対面式の会社説明会の場合、その場でアンケートやエントリーシートを記入して頂き、学生の個人情報や実際に選考の希望の有無などを確認することができますが、オンラインの場合気軽に参加できる分終了後の離脱も簡単にできてしまいます。
そのためしっかりWEBアンケートや応募フォームへ誘導し次のステップへ進んでいただけるような工夫が重要です。

・オンラインであることを意識した進行を行う
オフラインでの説明会とは異なることを意識したコンテンツや進行を心がけることが重要です。
対面式ではしっかり伝わっていたことが、伝わらなかったという事が無いよう当日のプレゼンターはいつも以上に身振り手振りや、話すときの抑揚スピードを意識してプレゼンを行うようにしましょう。

・インターネット接続の環境、機材、システムの確認や事前準備を行う
上記のツール紹介の所でも少しふれておりますが、オンラインでの合同企業説明会において一番気をつけなければいけない所は接続の環境や機材、システムの不備が起きないようにすることです。
学生の接続環境によっては音声が途切れてしまう事もありますが、企業側の環境に問題があり、説明の途中で切れてしまったりすることが無いよう、インターネット接続などを事前に確認するようにしましょう。

5.まとめ

いかがだったでしょうか。
今回ご紹介した合同企業説明会で準備すべきツールや学生を引き付けるために気をつけるべきポイントを抑えることで、これから合同企業説明会への参加を考える企業様のお力になれましたら幸いです。

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